El Servicio de Impuestos Internos anunció hoy que a partir del 1ro de enero de 2024, las empresas deben presentar electrónicamente el Formulario 8300, Informe de pagos en efectivo superiores a $10,000 recibidos en un comercio o negocio (en inglés), en lugar de presentar una declaración en papel. Este nuevo requisito sigue las regulaciones finales que modifican las reglas de presentación electrónica para declaraciones informativas (en inglés), incluidos los Formularios 8300.
Las empresas que reciben más de $10,000 en efectivo deben informar las transacciones al gobierno de los EE. UU. Aunque muchas transacciones en efectivo son legítimas, la información reportada en los Formularios 8300 puede ayudar a combatir a quienes evaden impuestos, se benefician del tráfico de drogas, participan en el financiamiento del terrorismo y quienes realizan otras actividades delictivas. El gobierno a menudo puede rastrear el dinero proveniente de estas actividades ilegales a través de pagos reportados en los Formularios 8300 que se presentan oportunamente y son completos y precisos.
El nuevo requisito de presentación electrónica de los Formularios 8300 se aplica a las empresas obligadas a presentar electrónicamente otras declaraciones informativas, como la serie de Formularios 1099 y los Formularios W-2. Las opciones de comunicación y presentación electrónica serán más sencillas y facilitarán la interacción con el IRS. Las empresas deben presentar electrónicamente todos los Formularios 8300 y otros tipos determinados de declaraciones informativas que deben presentarse en un año calendario determinado, si deben presentar al menos 10 declaraciones informativas, distintas del Formulario 8300, a partir del año calendario 2024. Por ejemplo, si una empresa presenta cinco Formularios W-2 y cinco Formularios 1099-INT, entonces la empresa debe presentar electrónicamente todas sus declaraciones de información durante el año, incluidos los Formularios 8300. Sin embargo, si la empresa presenta menos de 10 de uno o más tipos de declaraciones informativas, distintos de los Formularios 8300, entonces esa empresa no tiene que presentar electrónicamente las declaraciones informativas y no está obligada a presentar electrónicamente ningún Formulario 8300. Sin embargo, las empresas que no están obligadas a presentar electrónicamente aún pueden optar por hacerlo.
Excepciones
Una empresa puede presentar una solicitud de exención de la presentación electrónica de declaraciones informativas debido a dificultades excesivas. Para obtener más información, las empresas pueden consultar el Formulario 8508, Solicitud de exención de la presentación electrónica de declaraciones informativas (en inglés)PDF. Si el IRS concede una exención de la presentación electrónica de cualquier declaración informativa, esa exención se aplica automáticamente a todos los Formularios 8300 durante el año calendario. Una empresa no puede solicitar una exención de presentar únicamente los Formularios 8300 electrónicamente.
La empresa debe incluir la palabra «Waiver» (excepción) en la parte superior central de cada Formulario 8300 (página 1) al presentar una declaración en papel.
Si una empresa debe presentar menos de 10 declaraciones informativas, distintas de los Formularios 8300, durante el año calendario, la empresa puede presentar los Formularios 8300 en papel sin solicitar una excepción.
Si una empresa presenta menos de 10 declaraciones de información, aún puede optar por presentar los Formularios 8300 electrónicamente si así lo decide.
Exenciones
Si el uso de la tecnología requerida para presentar electrónicamente entra en conflicto con las creencias religiosas del declarante, está automáticamente exento de presentar el Formulario 8300 electrónicamente. El declarante debe incluir las palabras «RELIGIOUS EXEMPTION» (exención religiosa) en la parte superior central de cada Formulario 8300 (página 1) al presentar la declaración presentada en papel.
Declaraciones tardías
Una empresa debe identificar por sí misma las declaraciones tardías. Una empresa debe presentar un Formulario 8300 tardío de la misma manera que un Formulario 8300 presentado oportunamente, ya sea electrónicamente o en papel. Una empresa que presente electrónicamente un Formulario 8300 tardío debe incluir la palabra «LATE» (tarde) en la sección de comentarios de la declaración. Una empresa que presente un Formulario 8300 tardío en papel debe escribir «LATE» (tarde) en la parte superior central de cada Formulario 8300 (página 1).
Mantenimiento de archivos
Una empresa debe conservar una copia de cada Formulario 8300 que presente, así como cualquier documentación de respaldo y la declaración requerida que envíe a los clientes, durante cinco años a partir de la fecha de presentación.
La presentación electrónica proporcionará una confirmación de que el formulario se presentó; sin embargo, los correos electrónicos de confirmación de la presentación electrónica por sí solos no cumplen con el requisito de mantenimiento de archivos. Al realizar la presentación electrónica, los declarantes también deben guardar una copia del formulario antes de finalizar el envío del formulario. Deberán asociar el número de confirmación con la copia guardada. Antes de finalizar el envío del formulario, las empresas deben guardar una copia del formulario electrónicamente o imprimir una copia del formulario.
Presentación electrónica
Muchas empresas ya han descubierto que el sistema de presentación electrónica, gratuito y seguro, es una manera más conveniente y rentable de cumplir con el plazo de presentación de informes de 15 días después de una transacción. Reciben un acuse de recibo gratuito por correo electrónico cuando lo presentan electrónicamente. Las empresas pueden presentar sus informes electrónicamente por lotes, lo que resulta especialmente útil para quienes deben presentar muchos formularios.
Para presentar los Formularios 8300 electrónicamente, una empresa debe configurar una cuenta en el sistema de presentación electrónica BSA (en inglés) de la Red de Cumplimiento de Crímenes Financieros. El IRS garantizará la privacidad y seguridad de todos los datos de los contribuyentes
Para obtener más información, las empresas interesadas pueden llamar al servicio de asistencia de presentación electrónica de la Ley de Secreto Bancario al 866-346-9478 o enviarles un correo electrónico a bsaefilinghelp@fincen.gov. Para obtener más información acerca del sistema de presentación electrónica BSA, las empresas pueden completar una solicitud de soporte técnico en Ticket de ayuda de autoservicio (en inglés). El centro de ayuda está disponible de lunes a viernes de 8 a.m. a 6 p.m. hora del Este.
Para obtener más información acerca del requisito de presentación de informes, consulte Formulario 8300 de presentación electrónica: Informe de transacciones de grandes cantidades de efectivo en IRS.gov.
Para ayudar a las empresas a preparar y presentar informes, el IRS creó un video en inglés: Cómo completar el formulario 8300 – Parte I (en inglés), Parte II (en inglés). El breve video señala las secciones del Formulario 8300 en las que el IRS comúnmente encuentra errores y explica cómo completar esas secciones con precisión.
